Jedes Jahr kommen neue Objekte zur Sammlung dazu. Logistisch ist die Erfassung kompliziert, weil die Gegenstände auf drei Ausstellungsorte und neun externe Depots verteilt sind. Von jedem einzelnen Objekt werden im Rahmen der Generalinventur Eckdaten erfasst wie Inventarnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Masse, Fotos, Zustand, Lagerstandort und Zuordnung zu einem digitalen Code. Die Daten werden zudem mit den vorhandenen Einträgen in der Datenbank abgeglichen.